Bahasa Inggris Untuk Rapat / English For Meetings

Bahasa Inggris Untuk Rapat / English For Meetings

Bahasa Inggris Untuk Rapat / English For Meetings.
Hai, apa kabar para pembaca sekalian. Pada kesempatan ini, izinkan saya memberikan sebuah artikel yang pantas untuk anda baca guna mengembangkan kemapuan / skill berbahasa Inggris anda sekaligus menambah pengetahuan anda mengenai hal - hal yang berhubungan dengan rapat.

Artikel ini dapat dibaca oleh para penggiat bisnis, para pelajar dan mahasiswa dan juga bagi anda yang tertarik dengan dunia perkantoran dengan dipadukan dengan pembelajaran bahasa inggris yang apik.

Anda dapat berbisnis dengan baik dan mengetahui bagaimana cara berbisnis dengan memakai Bahasa Inggris dan anda bisa mengetahuinya dengan artikel saya yang berjudul Bahasa Inggris Untuk Rapat / English For Meetings.

Adapun hal - hal penting yang akan kita fahami dalam artikel ini ada 12 point penting antara lain sebagai berikut.

1. Apa yang diperlukan sebuah rapat yang baik
2. Rapat: istilah kunci
3. Membuka rapat
4. Memberikan dan menanggapi rapat
5. Mengendalikan
6. Menyela
7. Mengajukan pertanyaan
8. Membuat keputusan
9. Menutup rapat
10. Rapat penyelesaian masalah
11. Menambah perbendaharaan kata
12. Rapat secara singkat

Baiklah para pembaca sekalian. segera kita akan menguraikan satu persatu pembahasan diatas secara jelas agar anda dapat memahaminya dengan baik. Selamat membaca artikel ini dan good luck.

1. Apa yang diperlukan sebuah rapat yang baik
Yang diperlukan dalam sebuah rapat yang baik haruslah memenuhi 4 hal sebagai berikut:
a. Adanya Persiapan
Dalam hal ini diperlukan 7 hal penting yang berhubungan dengan persiapan, antara lain:
- time and place

Berkaitan dengan hal diatas maka kita harus memahami tentang kapan, dimana, pengaturan waktu dan berapa lama rapat dilaksanakan

- people
Tentu saja dalam hal ini, pelaksana rapat harus mengetahui siapa yang datang dan siapa yang memimpin.

- roles
Dalam rapat, peserta haruslah mempunyai tanggung jawab dan waktu mempersiapkan masukan.

- purpose
Dalam hal ini hal yang diperlukan adalah tujuan dan agenda rapat.

- Jenis Rapat
Apa yang diperlukan?. Tentu saja pengarahan dan curah pendapat.

- Fasilitas
Peserta rapat harus menyiapkan tempat rapat, makanan, minuman dan tempat parkir dan lain - lain.

- Komunikasi
Dalam rapat, diperlukan dokumentasi dan orang yang akan menyiapkan serta mengedarkan dokumentasi tersebut.

b. Adanya Pelaksanaan

Sebagaimana kita ketahui dalam rapat harus ada 2 hal yang sangat penting, yakni: Pemimpin rapat dan juga Peserta Rapat. Antara pemimpin dan juga peserta, masing - masing mempunyai tanggung jawab supaya kegiatan rapat dapat berjalan dengan efesien. Maka dari itulah dalam kegiatan rapat tersebut sangat diperlukan perpaduan kemampuan memakai bahasa dan dapat menguasai komunikasi dengan efektif.

c. Seorang Pemimpin Rapat yang efektif

Dalam hal ini, ada 15 hal yang harus diperlukan agar rapat dapat berjalan dengan baik, antara lain sebagai berikut.

1. Membuka rapat
2. Menyambut peserta rapat
3. Dapat menjelaskan bagaimana tata cara serta peran
4. Menyetujui waktu acara rapat
5. Meminta pendapat dalam rapat
6. Mampu melakukan klarifikasi dan pemeriksaan
7. Dapat menciptakan suasana rapat yang positif
8. Mampu membatasi penyimpangan
9. track
10. Dapat memberikan semangat kepada peserta rapat
11. Dapat membuat keputusan dalam rapat
12. Sigap dalam memperhatikan waktu
13. Mampu mencapai tujuan rapat
14. Tidak lupa Meringkas kegiatan rapat
15. Jangan lupa menutup rapat dan mengucapkan terima kasih kepada peserta rapat lainnya

d. effective participating

Ada hal yang diperlukan dalam pembahasan ini, antara lain:

1. Mampu menyampaikan pendapat dalam rapat
2. Mau mendengarkan pendapat peserta rapat lainnya
3. Bisa mengajukan pertanyakan dan juga memberikan gagasan dalam rapat
4. Berkonsentrasi pada saat rapat berlangsung
5. Menyetujui pendapat lainnya jika dianggap baik bagi semua peserta
6. Menolak dengan sopan terhadap pendapat peserta rapat yang lain apabila tidak menyetujuinya
7. Bisa membuat keputusan
8. Mampu memahami hasil rapat (Bahasa Inggris Untuk Rapat / English For Meetings)

2. Rapat: Istilah Kunci
Para pembaca sekalian, hal penting yang harus diperhatikan sebelum kegiatan rapat diadakan, maka kita seharusnya mengundang peserta rapat guna mengajukan sebuah materi maupun poin penting sebagai sebuah agenda dalam rapat yang akan kita laksanakan.

Saat seorang ketua rapat membuka kegiatan, pada umumnya dilakukan sebuah pembahasan singkat tentang agenda rapat.

Biasanya, acara pertama adalah sebuah pokok pembicaraan yang bisa membuka kesempatan terhadap peserta lainnya untuk membaca notulen rapat yang telah dibuat dari rapat yang sudah dilaksanakn sebelumnya.

Setelah hal tersebut dilaksanakan, maka peserta rapat bisa mendiskusikan mengenai hal - hal lainnya.

Pada saat diskusi berlangsung, peserta rapat bisa memberikan sebuah rekomendasi serta saran guna menyelesaikan masalah yang sedang dihadapi.

Jika rapat berlangsung dalam waktu yang sangat lama, pada umumnya rapat akan diberhentikan sejenak untuk rehat dan juga makan siang. Setelah makan siang, rapat akan segera dilaksanakan kembali. Biasanya, pada saat dipertengahan kegiatan rapat, peserta rapat meminta rehat sejenak karena merasa kelelahan.

Pada akhir kegiatan rapat, acara pada umumnya tentang pembahasan masalah lainnya, sehingga memberikan sebuah kesempatan bagi peserta rapat lainnya untuk mengajukan masalah yang tidak berhubungab dengan agenda utama.

Pada saat kegiatan rapat sedang berlangsung, ditunjuklah seseorang untuk mencatat notulensi rapat serta setelah rapat peserta membuat notulensi yang akan diberikan kepada peserta rapat lainnya sebelum rapat selanjutnya dilaksanakan.

Dan akhirnya, ketua rapat akan menutup kegiatan rapat.

Berikut contoh istilah kunci dalam rapat.

1. chairperson
2. discussion
3. proposal
4. decision
5. -brainstorming
6. recommendation
7. summary
8. organize
9. fix
10. rearrange
11. reschedule
12. cancel

Contoh percakapan sederhana mengenai istilah kunci dalam rapat/meeting tentang "mengatur".

X: Can we hold a meeting to discuss a budget ?.
Y: Of course you can.
X: How about next Wednesday?
Y: Yes, On Tuesday, I can discuss it
X: How about we discuss it at 1 pm?
Y: It's okay
X: We can hold a meeting in room 12
Y: OK, all right
X: I will confirm this via E-mail
Y: OK. See you next Wednesday
Y: I am waiting for your arrival. (Bahasa Inggris Untuk Rapat / English For Meetings)

3. Membuka Rapat
Ada poin penting tentang membuka rapat. Mari kita perhatikan item berikut secara baik. Hal - hal tersebut adalah sebagai berikut.
a. starting

• let us get down to business
• shall we make a start
• right, let us begin

b. welcoming and introducing

• welcome everybody
• I would like to start by welcoming everybody
• firstly, I would like to introduce
• I do not think everybody knows

c. apologies for absence

• I am afraid that I can not be with us today because I have other work today
• I have received apologies for absence from other participants

d. defining an objective

• Our objective at this moment is to ....
• We have called the meeting to see at the asking of ....
• By the end of this meeting we should have ....

e. Introducing an agenda

• Have you all looked the copy of the agenda?. Can we take the copy as read?
• As you can look from an agenda, there are the items
• Firstly, secondly, thirdly, finally
• We suggest we follow an agenda
• Can I start with, ...., then come on to, .... and finish with ....?
• Are there some other business?

f. Sebuah notulen rapat

• Ita will be taking a minute
• Sumardi, Could you take a minute?

g. The Process and The Roles

• We suggest we go round a tablet first
• We would like to listen what everybody thinks before we build the decision
• ya / Firstly, We would like to give you all a little more background
• Perhaps, We should start by the outlining our view of this outlining
• are going to take us from point one.

h. Waktu kegiatan rapat

• We would like to finish by 2 o'clock
• The meetings are due to finish at ....
• We are short of time so can we give you a question to be brief?
• Can I keep each item to 14 minutes?

i. Let us begin

• So, the first point on an agenda is about ....
• Right, let us start with the ....
• Mr Sumardi / Mrs Ita, could you like to start with the first item? (Bahasa Inggris Untuk Rapat / English For Meetings)

4. Giving and Responding the Opinions

a. Asking the opinions

• What do you think?
• What is your thought about the ....
• What is your opinions about the ....

b. Recommending

• We think you should ....
• Why don't we ....
• Maybe we could ....
• How about ....

c. Involving participants

• We have not listened from you yet, partner
• Can I listen what he has he say?
• Mrs Ita, You are very calm. Would you like to give the comment?

d. Comments to support and focus

• That is great ideal
• Yes, that might work
• Possibly yes but ....
• We are not very sure about the ....

e. Expressing opinion - The scale

• We are convinced that ...
• We do think that
• We feel that ...
• In our opinions
• Our views are that ....
• As we see it ....
• They seem to me ...
• We tend to think that ...
• We would to think that ...
• They might be that cases that ...

f. In our opinions they would ...

• save a lot of money
• improve the efficiency
• reduce the costs
• It would not ...
• work
• be easy
• cost a lot of money

g. Agreement

• We totally agree with you
• We completely agree
• We are favor of that

h. part agreement

• we see that you are saying but ...
• to a certain extent we agree but ...
• this may be right but. ...

i. Disagreement

• we totally disagree with them
• we do not agree
• we are not sure

j. Disagreement in Diplomatic language

- Bentuk kata akan, bisa, dan mungkin merupakan bentuk yang tidak langsung seperti would, could and may are less the direct it could / may / be the problem.

- Memperhalus bentuk kata dengan menambahkan kata understate by adding a little and a bit.

- Hindari penggunaan bentuk kata the awful, the terrible. Lebih baik gunakan kata not very + positive word (it was not very good). (Bahasa Inggris Untuk Rapat / English For Meetings)

5. Controlling
a. Active listening

• right / true
• OK, yes, I see, I understand
• thanks

b. reformulating to clarify

• in other words
• you think that
• you mean that

c. moving off the points

• could I digress for a minute?
• it is not on the agenda, but

d. tidak lari dari topik yang ada

• we think we are getting side tracked. the main questions are
• we are not sure that is strictly relevant. can we return to
• that is out the scope of this meeting. please, can we stick to an agenda.

e. mengacu ke arah depan

• we will come to that later
• we will be dealing with that in a moment
• can we come to that later?

f. mengacu ke arah belakang

• as we said earlier
• I have already discussed it. can we move on?

g. menunda

• will we skip this topic?
• in my opinion, we can forget the next point, we have already discussed that item
• we suggest taht we deal with this at another meeting because we are rather short time.

h. waktu

• can we move on?
• that is 20 minutes on this meeting, we agreed 5 minutes per point, can we?...

i. mengkonfirmasi sebuah keputusan
ok, so we have decide to ...
does every body agree with that?
is that clear?.

j. penutupan dan juga melanjutkan

• that is everything on that we think
• can we leave this item and move on to the next point?
• we come to the question of (Bahasa Inggris Untuk Rapat / English For Meetings)

6. Menyela
a. ketua rapat - menyela

• ok sir , mrs, if I could just interrupt you there ...
• sorry but, I would like to listen some other opinions on it
• ok thank you very much, you have made your points.

b. pemimpin - menghentikan interupsi
just a moment sir, I will come back to you when she has finished
we can not all speak at once. one at a time, please hari, you wante to ...

please let her finish.

c. peserta menghentikan interupsi

• if I could just finish
• may I just finish
• no just one minute
• I have not finish yet

d. mengapa anda memotong pembicaraan?

• I would like point out
• can I add something about?
• I think we are forgetting an important point namely
• I would like develop one point that was mentioned by ...

e. mengacu pada pendapat yang lain

• you said that
• somebody mentioned
• what you said about .. well I think .

f. mengubah fokus diskusi

• we need to go into this in more depth
• we are looking at this too superficially
• there is another way of looking at this
• perhaps ... is worth considering.

g. berkomentar pada sebuah interupsi

• that's a goaI see 
• what you mean
• you are right.

h. ketua rapat - memanfaatkan interupsi

• OK perhaps we should talk more about
• so is it perhaps more important to (Bahasa Inggris Untuk Rapat / English For Meetings)

7. Mengajukan pertanyaan 
a. pertanyaan untuk memastikan - kita ingin memastikan semua mengerti

• do you follow?
• do you see what I mean?
• are you with me?

b. pertanyaan untuk mengembangkan - kita ingin mendapatkan lebih banyak informasi

• could you say a little bit more about that?
• would you elaborate on that a little?
• could you go into more detail about?
• do you have any example?

c. anda membutuhkan klarifikasi

• what exactly do you mean?
• what are you trying to exactly?
• why is this so important?

d. anda perlu mendengar sekali lagi

• I am sorry could you repeat that
• could you go over that again please.

e. anda mendengarkan

• so you are worried about
• if I understand you correctly, you are saying that
• so in other words, you think that.

f. membuka pertanyaan

• could you tell me
• I would be interested to know
• what sort of.

g. pertanyaan faktual

• do you plan to?
• is there?
• did you?
• are you going to?

h. pertanyaan mengarahkan

• should not we discuss?
• can not we?

i. pertanyaan faktual berikutnya

• when will we begin production?
• who will lead the team? (Bahasa Inggris Untuk Rapat / English For Meetings)

8. Membuat keputusan

a. lebih banyak diskusi

• I still feel we need to discuss a little more closely at
• I would like to look more closely at
• I still can not agree to

b. mengacu pada waktu

• we are running out of time
• we do not have any more time to spend on this
• we are almost behind schedule
• I still can not agree to

c. menutup diskusi

• I am afraid that I will have to bring this point a close
• I think we have discussed everything
• I do not think there is any more to be said

d. memfokuskan
I really would like a decision now
can we try and come to a decision now?
are we ready to take a decision?

e. membangun persetujuan

• can we agree to?
• does everyone agree that we?
• can I take it that everyone is now happy with the decision?

f. memutuskan

• can we have a quick show of hands
• all in favor, those againts
• the proposal is carried, the proposal is rejected

g. mengkonfirmasi

• so we are going to
• right, we have dicided to
• just to confirm, we will

h. penundaan

• I think we will have to leave this until the next meeting
• regarding .... we do not have enough information about this
• we need more information

i. melanjutkan

• great now can we move on to
• right now we should turn to
• let us come to (Bahasa Inggris Untuk Rapat / English For Meetings)

9. Menutup rapat/meeting
a. memutuskan rapat/meeting

• I think we have covered everything
• ok, that is everything on the agenda
• is there anything else discuss

b. menyimpulkan

• before we close, I should summarize the main poin
• we discussed ... items
• so our, first, second, objective was to
• to sump up, we have
• decide to ...

c. menunda keputusan

• we will leave this to a later date
• we will need more time to make a decision on this
• we will discuss this at or next meeting

d. semuanya sudah jelas

• ok is that clear
• does everyone agree
• any final question

e. pertanyaan terakhir

• can I check just one thing?
• one final question
• did we agree to?

f. konfirmasi tanggung jawab yang baru

• so what is the next step
• could you let
• us have a report on ...
• hari will look into the question of
• you will let us have a copy of the minutes
• you should
• have a copy of the minutes by ...

g. pertemuan selanjutnya (meeting)

• can we fix a time for our next meeting is?
• the date convinient as a date for another meeting
• I will confirm the date and venue by next week

h. menutup rapat (meeting)

• thank you for coming and for your contribution
• it was a pleasure to see you all today
• let us call it a day
• ok, we can finish there
• I declare this meeting closed

10. Rapat penyelesaian masalah

a. apa masalahnya

• we are facing a problem with
• we need to look at the question of
• in this meeting I would like to rise the problem of
• we must confront the problem regarding
• a problem with ... has arisen

b. penyebab

• the problem is caused by
• the problem resulted from
• the problem is a result of
• it was due to

c. mengumpulkan pendapat

• how can we solve this problem?

d. mekanisme penyelesaian

• we can solve this problem by ...

e. penanganan masalah - kata kunci

• to solve - to find a solution to
• to deal with - to tackle
• to overcome - to get round
• to avoid - to prevent

f. waktu - tepat waktu
sesuai jadwal 

• we finish the project on time

pada waktunya: / in time:

• he arrives at the meeting in time to have a coffee before the formal start formal

g. batas waktu

• to meet a dealine
• to espect a deadline
• to go over a deadline
• to miss a deadline

h. menyelesaikan masalah - kata kerja rencana tindakan

• change - develop - adjust - improve - increase - reduce - review - monitor - reschedule - remove - add - refuse - accept

i. masalah di kemudian hari

• I don not anticipate any prolbems with ...
• should not create a problem
• will not cause any difficult
• may lead to a few problems.

11. Menambahkan perbendaharaan kata
a. saran

• put forward - invite - reject - constructive - helpful - ridiculous - useful

b. keputusan

• come to - take - reach - reconsider - joint - final -wise - fair - hasty - poor - quick

c. rencana

• approve - reject - carry out - drop - implement -ingeneous - contingency - short term

d. tujuan

• meet - set -state - agree - formulate - primary - secondary - main - realistic - long term ultimate)

e. agenda

• put together - draft - put something on - circulate

f. pendapat

• hold - express - give - ask for - agree with - expert, honest - strong objective - positive

12. Rapat (meeting) secara singkat
pengenalan - ketua rapat

• ok, will we make a start
• welcome to the meeting today is

meeting everybody

• do you all have a copy of? the agenda?
• ok, so as you
• can see, our objective today is to?
• I think we
• can follow the items as they are on the agenda?
• ok, I propose that we go round the table so that we can listen every ones view
• regarding timing, I would like to be finished by five
• so we can begin with the first item on the agenda

b. the discussion
what do you think

• thank you, hari, do you agree
• so, you think we need to
• may I digress for a second
• ok, we all agree to
• can we move on to the second point
• can we stick to the

agenda please

• I can agree to
• ok, can we come to a decision on

this

• good, then we have agreed to

c. ending

• ok, perhaps, I should summarize what we have decided
• we are going to ... hari will prepare ... hari is responsible for ...
• is that clear?
• right, I think we have covered everything. is there any other business
• ok. thank you all for coming progress today
• we can fix a date for our next meeting is convenient
• good, if there are no further points, we can finish there, thank you.

Tips lintas budaya

Ada banyak jenis rapat bisnis. Sebagai tambahan, bagaimana peserta berperilaku akan tergantung dengan latar belakang budayanya. Gunakan daftar berikut untuk membantu anda mempersiapkan diri untuk berkomunikasi di rapat internasional.

Persiapan
lebih menyukai rapat via telepon ketimbang kontak pribadi
mengharapkan dokumentasi yang menyeluruh dan pengarahan sebelum

Rapat dilaksakan
memilih mengkomunikasikan ide yang telah dipersiapkan dari pada spontanitas selama diskusi
meghargai fakta ketimbang opini

Struktur
menganggap percakapan kecil penting untuk membangun hubungan

personal yang dibutuhkan
memilih jenis rapat tertentu dari pada yang lainnya
mengharapkan bekerja secara sistematis sesuai agenda
melihat imformalitas sebagai kurang profesional
mengharapkan secara teratur dan menghargai fleksibilitas dan

penyimpangan
bekerja secara teratur dan menghargai fleksibilitas dan penyimpangan

Peran
melihat ketua rapat sebagai pengendali dan pembuat keputusan ketimbang

fasilitator
memilih pendekatah individual ketimbang kolektif
mengharapkan pengambilan keputusan oleh pegawai senior di perusahaan

Bahasa dan Komunikasi
menganggap bahasa idiom sulit.
upayakan bahasa tetap singkat dan sederhana
merasa tertekan terhadap dominasi penutur asli. Persilahkan yang lain untuk

berbicara
menyalahartikan keheningan, apakah itu persetujuan, tidak mengerti, sedan

berfikir , bosan
merasa tersinggung. Lelucon biasanya bersifat dan spesifik terhdap budaya.
Berhati hatilah.

Waktu
menghargai ketepatan waktu
sangat ketat dengan batas waktu
fleksibelterhadap waktu

Pengambilan Keputusan
meihat logika dari pada imajinasi
memilih diplomasi dari pada pertentangan terbuka
tidak suka selaan dan tantangan
melihat keterusterangan sebagai kasar dan tidak canggih

Aspek non verbal
mengharapkan rapat menggunakan pakaian formal
melihat jabat tangan sebagai dasar pembentukan hubungan pribadi

melihat pertukaran kartu nama penting
memiliki harapan yang besar mengenai penggunaan nama pertama atau

Keluarga. Penggunaan nama keluarga lebih aman
menyalahartikan keramahan sebagai ketidakprofesionalan.

Peraturan Berharga
Memimpin Rapat/meeting
Lakukan
rencanakan rapat secara cermat menyeluruh: agenda - format - peserta -

notulen rapat?meeting
mulai dengan meninjau tujuan tujuan rapat
mendukung gagasan dari setiap peserta rapat
mendengarkan: klarifikasi, merangkum dan fokus pada diskusi
menghormati waktu
jaga kecepatan tapi perlambat saat melakukan analisa
jamin hasil: identifikasi masalah dan temukan kesepakatan
rangkum keputusan saat akhir rapat
laksanakan rencana aksi dan atur rapat berikutnya

Jangan Lakukan
lupa menyiapkan perlengkapan: anda mungkin membutuhkan kartu nama,
flipchart, serta makan dan minum
mendominasi dan menyudutkan peserta dengan kekuasaan anda
memperbolehkan penjelasan panjang lebar atau gagasan yang tidak relevan
menunda keputusan terlalu cepat untuk menghadiri rapat lainnya- menutup -
rapat tanpa mengulang keputusan

Menghadapi Rapat
Lakukan
baca agenda sebelumnya dan bawa dokumen pendukung
berbicara dengan volume yang cukup dan jelas agar semua bisa

Mendengar anda
menghargai dan mendukung pembicaraan lain: membangun ide mereka
bersikap fleksibel dan bersedia berimprovisasi
mendengarkan dan memriksa untuk memastikan anda mengerti
berikan jawaban langsung: jangan menyimpang
membangun kesepakatan

Jangan lakukan
meninggalkan rapat untuk melakukan telepon penting
menyelal terlalu banyak dan menyatakan ketidaksetujuan berlebihan
beraksi yang bersifat pribadi
menggunakan bahasa yang terlalu ribet
berpura pura memahami
meninggalkan rapat tanpa memahami mengerti keputusan secara jelas. (Bahasa Inggris Untuk Rapat / English For Meetings)

Sumber bacaan: Minimax edition translated and printed under agreement with The Regional English Laguage Office. Public Affairs Section. U.S. Embassy Jakarta. Republic of Indonesia. First Publish 1999, York Associate, England.